Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp khi xin việc

Viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong quá trình bạn tìm kiếm việc làm, nhất là đối với những công việc cần sử dụng tiếng Anh. Trong bài viết này, SET Global chia sẻ những gợi ý và nguyên tắc cơ bản để viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng và được đánh giá cao.

1. Cấu trúc viết email bằng tiếng Anh theo tiêu chuẩn

Muốn viết một email tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững các nội dung trong cấu trúc tiêu chuẩn sau:

1.1. Phần chào hỏi – Greeting

Bắt đầu email bằng cách chào hỏi người nhận một cách trang trọng. Sử dụng cấu trúc “Dear + Danh xưng + Tên người nhận” hoặc “Dear Sir/Madam” nếu không xác định được tên riêng. Cụ thể:

 

Xác định người nhận: Sử dụng tên riêng của người nhận email để tạo sự gần gũi. Nếu không biết tên riêng, hãy sử dụng danh xưng phù hợp như “Dear Mr./Ms./Mrs.” kèm theo tên họ.

 

Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: Bạn nên sử dụng các từ chỉ danh xưng như : Mr. – với những người đàn ông, Ms. – với những người phụ nữ chưa có gia đình, Mrs. – với người phụ nữ đã có gia đình.

 

Lựa chọn danh xưng phù hợp: Nếu bạn không biết danh xưng của người nhận, hãy sử dụng “Dear Sir/Madam” nhưng hạn chế sử dụng mẫu câu này để thể hiện sự tôn trọng. Tuy nhiên, nếu người nhận email là người Việt Nam, bạn có thể sử dụng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ.

 

Ngôn ngữ lịch sự: Sử dụng các từ ngữ lịch sự và trang trọng để tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá gần gũi hoặc không phù hợp trong tình huống chuyên nghiệp.

 

Ví dụ:

Nếu bạn biết tên người nhận: “Dear Mr. Johnson,” hoặc “Dear Ms. Smith,”.

Nếu bạn không biết tên người nhận: “Dear Sir/Madam,”.

 

Lưu ý, việc chọn danh xưng phù hợp phụ thuộc vào quan hệ và văn phong của công ty hoặc tổ chức mà bạn đang viết email.

1.2. Phần mở đầu – Opening Comment

Bằng cách hỏi thăm, bạn có thể tạo một tình huống gần gũi và thiện cảm, đồng thời khởi đầu cuộc trò chuyện một cách tự nhiên. Sau đó là đưa ra lý do bạn viết email này cho họ.

Tạo sự gần gũi và thiện cảm: Bạn có thể bắt đầu bằng cách chúc người nhận email một ngày tốt lành hoặc bày tỏ hy vọng rằng họ đang có một khoảng thời gian tốt.

Ví dụ: I hope this email finds you well. I trust you’re having a great week. (Tôi hy vọng email này khi bạn tốt. Tôi tin rằng bạn đang có một tuần tuyệt vời.)

 

I hope this email brightens your day. I wanted to share an interesting opportunity with you.

 

Kết nối với người nhận: Nêu lên một điểm chung hoặc sự kết nối với người nhận, như việc làm cùng một ngành nghề, quan tâm chung, hoặc dự án mà hai bên đã từng tham gia.

Ví dụ: As fellow professionals in the marketing industry, I wanted to reach out and discuss a potential collaboration.

Having worked together on the XYZ project last year, I wanted to share some insights I recently came across.”

As a fellow member of the ABC association, I wanted to bring to your attention a valuable resource I discovered.

 

Đưa ra lý do viết email: Một cách ngắn gọn và trực tiếp, giới thiệu lý do chính mà bạn viết email này. Lý do này có thể là sự quan tâm đến công việc, một cơ hội hợp tác, hoặc một thông tin quan trọng mà bạn muốn chia sẻ.

1.3. Introduction – Phần giới thiệu lý do viết email

Tạo sự rõ ràng và ngắn gọn: Trình bày một cách ngắn gọn và trực tiếp lý do bạn viết email. Điều này giúp người nhận hiểu được mục tiêu và nội dung chính của email từ đầu.

 

Nêu rõ mục tiêu: Đưa ra một cách rõ ràng mục tiêu chính của bạn trong việc viết email. Nêu lý do tại sao bạn viết email và những gì bạn hy vọng từ cuộc trao đổi hoặc hợp tác.

 

Liên kết với thông tin trước đó (nếu có): Nếu có thông tin hoặc sự kết nối trước đây, nhắc lại một cách ngắn gọn để tạo liên kết và khởi động cuộc trò chuyện.

 

Ví dụ:

I am writing to discuss the possibility of [specific topic/task/project] and explore potential collaboration opportunities between our organizations.

 

The purpose of this email is to inquire about the [specific information/request] and seek further details regarding [related topic/issue].

 

I am reaching out to introduce myself and express my interest in [specific opportunity/event/job] that I recently came across.

 

My goal in writing this email is to explore how we can mutually benefit from sharing our expertise and resources in [specific area/field].

 

Following our recent conversation/meeting at [event/networking session], I wanted to follow up and provide additional information regarding [specific topic/idea].

Lưu ý, phần giới thiệu lý do viết email nên tập trung vào sự rõ ràng và mục tiêu của bạn. Điều quan trọng là trình bày một cách súc tích nhưng đủ để người nhận hiểu được mục đích và hướng của cuộc trao đổi.

                     Xem thêm: Khóa học tiếng Anh cho người đi làm online, offline uy tín

1.4. Phần nội dung chính – main point

1.4.1. Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

– Tóm tắt lại những điểm quan trọng đã được thảo luận hoặc trao đổi trước đó.

– Đưa ra các tiến trình, thay đổi hoặc phát triển mới liên quan đến vấn đề đã được thảo luận.

– Chia sẻ ý kiến, nhận xét hoặc yêu cầu phản hồi/thảo luận thêm về vấn đề đã được trao đổi.

Ví dụ:

Thank you for our previous discussion regarding [topic]. I would like to summarize the key points we covered. Firstly, we discussed [point 1] and agreed on the need for [action]. Secondly, we addressed [point 2] and identified the challenges we need to overcome. Lastly, we explored [point 3] and discussed potential strategies. I would appreciate your feedback on these points and any additional insights you may have.

1.4.2. Dạng 2: Yêu cầu

– Trình bày một cách rõ ràng yêu cầu cụ thể của bạn.

– Chỉ ra mục tiêu hoặc kết quả mà bạn mong đợi từ yêu cầu của mình.

– Cung cấp thông tin và lập luận hợp lý để hỗ trợ yêu cầu của bạn.

Ví dụ:

I am writing to request your assistance with [specific task]. As we are facing a tight deadline, I kindly ask for your support in completing [task] by [deadline]. Your expertise in [related field/skill] would greatly contribute to the successful completion of this project. Please let me know if you have any questions or require additional information. Your prompt response would be highly appreciated.

1.4.3. Dạng 3: Thông báo tin tốt

– Chia sẻ tin tức tích cực, thành công hoặc tiến triển đáng chú ý.

– Mô tả những lợi ích hoặc cơ hội mới phát sinh từ tin tức tốt này.

– Đề xuất các bước tiếp theo hoặc yêu cầu hỗ trợ/tương tác từ người nhận.

Ví dụ:

I am thrilled to share some exciting news with you. Our team has successfully secured a new partnership with [company/organization]. This collaboration will provide us with access to their extensive network and resources, opening up new opportunities for growth and expansion. I look forward to discussing the next steps and exploring how we can leverage this partnership for mutual benefit. Your insights and suggestions are always valued.

1.4.4. Dạng 4: Thông báo tin xấu

– Trình bày một cách chuyên nghiệp và trung thực thông tin xấu hoặc thay đổi không mong muốn.

– Cung cấp lý do và giải thích rõ ràng về tình huống/tin xấu này.

– Đề xuất các giải pháp hoặc hướng dẫn cho việc xử lý hoặc giải quyết tình huống/tin xấu.

Ví dụ:

I regret to inform you that there has been a delay in the delivery of

. Due to unforeseen circumstances beyond our control, we are experiencing a temporary disruption in the supply chain. We are actively working to resolve the issue and minimize any inconvenience caused. In the meantime, we appreciate your understanding and patience. If you have any concerns or require further assistance, please do not hesitate to reach out to me directly. We apologize for any inconvenience caused and assure you that we are doing our utmost to rectify the situation promptly.

 

Lưu ý, khi viết phần Main point, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và tập trung vào mục tiêu của bạn.

1.5. Phần kết thúc thư – Concluding sentence

Tóm tắt nội dung chính: Đưa ra một tóm tắt ngắn gọn của nội dung chính đã được trình bày trong email. Điều này giúp người nhận nắm bắt lại những điểm quan trọng và có thể phản hồi một cách hiệu quả.

                     Xem thêm: Cách học ngữ pháp tiếng Anh cơ bản cho người mất gốc hiệu quả

Ví dụ: 

In conclusion, I believe that [summarize main points]. I am confident that [expected outcome] can be achieved through our collaborative efforts.

 

To summarize, we have discussed [key topics] and identified [actionable steps]. I look forward to seeing the positive impact of these initiatives.

 

In summary, I have provided an overview of [topic] and proposed [solutions/recommendations]. I am eager to hear your thoughts and suggestions.

 

Kết luận chung: Tạo một kết luận chung hoặc lời kết cho email, diễn tả lòng biết ơn, sự quan tâm hoặc hi vọng của bạn. Điều này giúp tạo sự kết thúc hài hòa và lịch sự cho email.

Ví dụ:

Thank you for your time and consideration. I appreciate the opportunity to connect with you on this matter.

 

I look forward to your response and the possibility of further discussion. Thank you for your attention to this important matter.

 

Once again, thank you for your support and consideration. I am confident that our collaboration will yield successful outcomes.

 

Thể hiện sự sẵn lòng: Đề xuất sự sẵn lòng giúp đỡ, cung cấp thông tin bổ sung hoặc yêu cầu phản hồi từ người nhận. Điều này thể hiện sự tận tâm và tạo cơ hội cho một cuộc trao đổi tiếp theo.

Ví dụ:

If you have any further questions or require additional information, please don’t hesitate to reach out to me. I am more than happy to assist you.

 

Should you need any clarification or if there are any updates regarding the discussed topics, please feel free to contact me.

 

I would greatly appreciate your feedback and input on the proposed ideas. Your perspective is valuable in shaping our future actions.

 

Lưu ý, khi viết phần Concluding sentence, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự và truyền đạt sự tôn trọng, sự sẵn lòng và lòng biết ơn của bạn đối với người nhận.

1.5. Chữ ký – Signing off

1.5.1. Trường hợp thân mật

Lời chào cuối: Sử dụng các lời chào thân mật như Best wishes, Take care, Warm regards, để kết thúc email.

 

Ký tên: Ghi tên của bạn hoặc một biệt danh thân mật của bạn.

Ví dụ:

Lời chào cuối:

Best wishes,

Take care,

Warm regards,

Ký tên:

John

Love, Mary

Best, David

1.5.2. Trường hợp trang trọng (Dear Mr, Mrs. , Ms. )

Lời chào cuối: Sử dụng các lời chào lịch sự như “Yours sincerely,” “Yours faithfully,” để kết thúc email.

 

Ký tên: Ghi tên đầy đủ của bạn.

Ví dụ:

 

Lời chào cuối:

Yours sincerely,

Yours faithfully,

Ký tên:

John Smith

Mary Nguyen

David Lee

1.5.3. Trường hợp trang trọng ( Dear Sir/Madam)

Lời chào cuối: Sử dụng các lời chào lịch sự như “Yours faithfully,” “Yours truly,” để kết thúc email.

 

Ký tên: Ghi tên đầy đủ của bạn.

 

Ví dụ:

Lời chào cuối:

“Yours faithfully,”

“Yours truly,”

Ký tên:

“John Smith”

“Mary Nguyen”

“David Lee”

 

Lưu ý, khi viết phần Signing off, hãy đảm bảo lựa chọn lời chào cuối và ký tên phù hợp với mức độ quan hệ và mục đích của email.

2. Mẫu viết email bằng tiếng Anh khi gửi CV cho HR

Subject: Job Application – [Position Title]

 

Dear [Hiring Manager’s Name],

 

I hope this email finds you well. I am writing to express my interest in the [Position Title] at [Company Name], as advertised on [Job Board/Company Website]. Please find attached my CV for your consideration.

 

Allow me to introduce myself. My name is [Your Name], and I have [mention relevant experience or qualifications]. Throughout my career, I have developed strong skills in [specific skills relevant to the position], and I am confident in my ability to contribute to the success of your team.

 

I am particularly drawn to [Company Name] due to its exceptional reputation in [specific industry/field], and I am impressed by the company’s commitment to [specific values or achievements]. I believe that my passion for [relevant field] and my dedication to continuous learning align perfectly with the goals and vision of [Company Name].

 

I would greatly appreciate the opportunity to discuss my qualifications further and how I can contribute to [Company Name]. I am available for an interview at your convenience. Please feel free to contact me via email at [Your Email] or by phone at [Your Phone Number].

 

Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of joining your team and contributing to the continued success of [Company Name].

 

Yours sincerely,

 

[Your Full Name]

[Your Contact Information]

 

Dịch tiếng Việt:

Tiêu đề: Đơn ứng tuyển – [Vị trí công việc]

 

Kính gửi [Tên người phụ trách tuyển dụng],

 

Tôi hy vọng email này tìm được bạn trong tình trạng tốt. Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc của mình đến vị trí [Vị trí công việc] tại [Tên công ty], như đã được đăng tải trên [Bảng tuyển dụng/Trang web công ty]. Tôi gửi kèm CV của mình để bạn xem xét.

 

Cho phép tôi giới thiệu bản thân. Tôi tên là [Tên của bạn], và tôi có kinh nghiệm/kỹ năng trong lĩnh vực [Nêu rõ kinh nghiệm/kỹ năng liên quan]. Trong suốt sự nghiệp của mình, tôi đã phát triển được kỹ năng vững chắc trong [Các kỹ năng cụ thể liên quan đến vị trí công việc], và tôi tự tin vào khả năng đóng góp vào sự thành công của đội ngũ của bạn.

 

Tôi đặc biệt ấn tượng với [Tên công ty] vì uy tín xuất sắc của nó trong lĩnh vực [Ngành/Chuyên ngành cụ thể], và tôi ngưỡng mộ cam kết của công ty đối với [Giá trị cụ thể hoặc thành tựu]. Tôi tin rằng đam mê của mình đối với [Lĩnh vực liên quan] và sự tận tụy trong việc học hỏi liên quan hoàn toàn với mục tiêu và tầm nhìn của [Tên công ty].

 

Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận thêm về kinh nghiệm và đóng góp của mình cho [Tên công ty]. Tôi sẵn lòng tham gia phỏng vấn vào bất kỳ thời điểm thuận tiện nào. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua email tại [Địa chỉ email của bạn] hoặc qua điện thoại tại [Số điện thoại của bạn].

 

Cảm ơn bạn đã xem xét đơn ứng tuyển của tôi. Tôi trông mong có cơ hội gia nhập đội ngũ của bạn và đóng góp vào sự thành công liên tục của [Tên công ty].

 

Trân trọng,

 

[Họ và tên đầy đủ của bạn]

[Thông tin liên lạc của bạn]

 

Trên đây là bài viết “Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp khi xin việc” mà SET Global muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể có cho mình những gợi ý thiết thực để có được một ấn tượng tốt nhất khi xin việc.